Wat levert een contractmanager op? 

Inspanning contractmanagement

De inspanning die een contractmanager wat betreft contractmanagement levert op zijn of haar contracten kan verschillen:

Basis: De contractmanager heeft enkele taken en verantwoordelijkheden en houdt enigszins toezicht op de contracten. De contracten die deze contractmanager managet hebben geen intensief contractmanagement nodig. Het contractmanagement dat de contractmanager uitvoert is meer operationeel. Dit vereist niet altijd een hoog gekwalificeerde of zeer ervaren contractmanager. Het kan ook zijn dat contractmanagement zich in deze organisaties nog in de beginnende fase bevindt en dat deze daarom nog ‘basis’ wordt uitgevoerd maar dat er wel mogelijkheden zijn om te ontwikkelen naar ‘gevorderd’. 

Basis & gevorderd: Sommige contractmanagers managen een gevarieerd pakket met contracten die verschillende sturing nodig hebben. Deze contractmanagers voeren zowel basis als gevorderd contractmanagement uit. Zij verdelen hun tijd en energie op basis van de sturing die contracten nodig hebben. Op enkele contracten houden zij enigszins toezicht, terwijl zij andere contracten juist intensieve sturing geven. Voor de contracten die gevorderd contractmanagement eisen, heeft de contractmanager meer contact met de leverancier en werkt met de leverancier aan verbeteringen. De contractmanager heeft veel ervaring en kennis op het gebied van contractmanagement nodig om zijn functie uit te voeren.

Gevorderd: Dit houdt in dat de contractmanager vele taken en verantwoordelijkheden heeft. De contractmanager wordt vanaf het begin van het inkoopproces betrokken. Daarnaast heeft de contractmanager vaak ook de rol van een leveranciersmanager. De contracten die de contractmanager managet hebben intensieve sturing nodig. De contractmanager werkt aan verbeteringen binnen de contracten. Bovendien heeft de contractmanager vaak veel ervaring en kennis op het gebied van contractmanagement.

De twee aspecten die zojuist zijn besproken zijn weergegeven in het model hieronder. In dit model kan een contractmanager worden gepositioneerd in een van de verschillende scenario’s. Het scenario waarin een contractmanager zich bevindt geeft een indicatie van de toegevoegde waarde van een contract manager voor een organisatie. Uit de resultaten is gebleken dat contractmanagers in scenario 3 de hoogste toegevoegde waarde hebben voor een organisatie. In dit scenario is een contractmanager fulltime gefocust op een paar belangrijke contracten van een organisatie. De contractmanager werkt aan verbeteringen binnen het contract en werkt aan de relatie met de leverancier.

Wat kunt u ermee?

In het model kunt u uw contractmanager of uzelf als contractmanager positioneren. Aan de hand van het model krijgt u een indicatie van de toegevoegde waarde die een contractmanager kan opleveren voor uw organisatie. Als u nog geen contractmanager heeft aangesteld, kunt u aan de hand van het model bekijken waar u uw contractmanager zou kunnen en willen plaatsen. Wat is er nodig om uw contractmanager daar te plaatsen? Hoeveel contracten geeft u uw contractmanager? Hebben de contracten basis of gevorderd contractmanagement nodig of beide? Voor gevorderd contractmanagement is namelijk een hoger profiel contractmanager nodig dan voor basis contractmanagement. Daarnaast moet de contractmanager meer taken en verantwoordelijkheden krijgen om zich te ontwikkelen van het uitvoeren van basis naar gevorderd contractmanagement. 

Heeft u al een contractmanager aangesteld, in welk scenario zou u deze contractmanager dan kunnen plaatsen? Bent u tevreden over de huidige positie van de contractmanager? Hoe zou de toegevoegde waarde van de contractmanager kunnen worden verbeterd? Als u de contractmanager wilt verplaatsen naar een ander scenario, dan moeten er bepaalde veranderingen plaatsvinden en keuzes worden gemaakt door de organisatie. Bijvoorbeeld het aantal contracten dat u aan de contractmanager geeft en hoe u een contractmanager kunt ontwikkelen van basis naar gevorderd contractmanagement.

Zoals al aangegeven kan het zijn dat een organisatie zich nog in de beginnende fase van contractmanagement bevindt en dat de contractmanager daarom nog basis contractmanagement inspanning uitvoert. De aanbevelingen uit Het NIC volwassenheidsmodel zouden de organisatie kunnen helpen om het contractmanagement naar de volgende fase te ontwikkelen en het zo ook mogelijk te maken de contractmanager gevorderd contractmanagement uit te laten voeren. 

Voor meer informatie over het aanstellen van contractmanagers binnen u organisatie en advies hierover kunt u contact opnemen met Het NIC.