Inkoopvolwassenheid versus contractmanagement volwassenheid

In hoeverre is de mate van inkoopvolwassenheid bepalend voor het niveau van contractmanagement?

Inkoopvolwassenheid en contractmanagement volwassenheid, je zou verwachten dat deze vakgebieden nauw verwant aan elkaar zijn. Verrassend genoeg blijkt dat organisaties de afgelopen jaren een verbeterslag maakten op het gebied van inkoopvolwassenheid, daarentegen is de volwassenheid van contractmanagement constant gebleven. Afgelopen maanden onderzochten Larissa Koedijker en Lotte van der Linde deze twee onderwerpen nader. Zij analyseerden of er daadwerkelijk een relatie is tussen de mate van contractmanagement volwassenheid en de mate van inkoopvolwassenheid.

Sinds 2014 behoort contractmanagement al tot een van de inkooptrends. Inkooporganisaties vinden het steeds belangrijker om contracten beter te beheren en te managen. Zo is ook uit dit onderzoek gebleken dat inkoopafdelingen contractmanagement tot een van de belangrijkste focusgebieden classificeren. De toegevoegde waarde die organisaties zien in contractmanagement zit met name in het behalen van betere kwaliteit en daadwerkelijk hetgeen krijgen waar tijd en energie in gestopt wordt gedurende de aanbesteding. Naast contractmanagement behoren ook duurzaamheid en procesoptimalisatie tot de top 3 van aandachtsgebieden.

Logischerwijs wordt  de nodige professionalisering wat betreft contractmanagement. Echter is het tegendeel gebleken.  Larissa Koedijker keek in haar onderzoek hoe volwassen organisaties zijn op het gebied van inkoop, waarbij contractmanagement tot een van de aandachtsgebieden behoorde. Dit deed zij op basis van het NICZIP model dat inzicht heeft gegeven in ruim 250 verschillende inkooporganisaties. Lotte van der Linde focuste zich in haar onderzoek enkel op de contractmanagement volwassenheid, dit op basis van het NICV model dat ruim 700 keer is ingevuld.  Uit deze resultaten is gebleken dat met name het onderdeel contractmanagementbeleid de afgelopen jaren geen stijging qua volwassenheid heeft doorgemaakt.

Dit onderdeel is echter essentieel om op een juiste manier contractmanagement binnen een organisatie te kunnen implementeren. Verbazend genoeg blijkt uit dit onderzoek dat het inkoopbeleid juist wel sterk staat bij de gemiddelde organisatie.

Door middel van kwalitatief onderzoek is er gezocht naar een verklaring voor deze opvallende bevinding dat de contractmanagement volwassenheid nauwelijks is toegenomen. Het gebrek aan intern draagvlak wordt hierin als grootste uitdaging gezien. Organisaties geven aan dat het belang van professionaliseren van contractmanagement nog niet op alle niveaus binnen de organisatie wordt gezien. Zeker niet wanneer de toegevoegde waarde van contractmanagement niet in financiële voordelen zichtbaar wordt gemaakt. Daarnaast is het tijdrovend om iedereen binnen de organisatie met de neus dezelfde kant op te krijgen. Tevens is ook de veranderbereidheid een knelpunt, met name de gemeentes ervaren een lage interne veranderbereidheid. Het doorbreken van routines en het verleggen van prioriteiten is niet voor iedereen even makkelijk en vraagt de juiste “softskills” in de begeleiding hiervan. Ook uit het kwantitatieve onderzoek met betrekking tot inkoopvolwassenheid is draagvlak als belangrijkste pijnpunt geïdentificeerd.

Woningcorporaties

Zowel in het onderzoek naar inkoopvolwassenheid als contractmanagement volwassenheid is er ingezoomd op de woningcorporaties. Aan de hand van deze resultaten kunnen er interessante conclusies getrokken worden specifiek voor deze branche. In beide onderzoeken is gekeken in hoeverre de grootte van een woningcorporatie van invloed is op het volwassenheidsniveau van inkoop- en contractmanagement. Hieruit bleek dat er geen aantoonbaar verband bestaat. Daar waar de strakke inkoopprocessen binnen woningcorporaties de grootste bijdrage leveren aan de mate van inkoopvolwassenheid, behalen de processen rondom contractmanagement niet ditzelfde effect. De sterke wijze waarop woningcorporaties omgaan met hun leveranciers en de behoefte om dit uit te bereiden naar partnerships, worden momenteel gezien als ingrediënten voor succesvol contractmanagement. Het gebrek aan een samenhangend systeem weerhoudt echter woningcorporaties om deze relatie ook goed te kunnen vertalen naar een professioneler proces in zijn geheel.

Daarnaast geldt de eerder genoemde opvallende bevinding dat inkoopvolwassenheid wel is gestegen maar contractmanagement volwassenheid is achtergebleven, ook voor de woningcorporaties.  Hieraan moet wel worden toegevoegd dat woningcorporaties, zowel op het gebied van inkoopvolwassenheid als contractmanagement volwassenheid, bovengemiddeld scoren. Dit wordt met name veroorzaakt door het commerciële belang van woningcorporaties, om de gewilde resultaten te behalen is eveneens succesvolle inkoop als contractmanagement cruciaal.

Zowel de woningcorporaties als andere geïnterviewde semi-overheden hebben zeker de ambitie om volwassener te worden, maar kunnen hierbij nog enige hulp gebruiken. Hierbij blijft altijd de vraag: “Hoe volwassen wil je als organisatie eigenlijk zijn?”