We hebben een nieuwe naam: EPSA Procurement. Benieuwd? Ga naar
EPSA Procurement
Renée Meulman, Gemeente Rotterdam
Renée Meulman werkt voor de bedrijfsvoering van de gemeente Rotterdam. Als teamleider contractmanagement valt haar afdeling onder de directie IIFO: Informatie, Innovatie, Facilitair en Onderzoek. Om haar te ondersteunen, huurt zij regelmatig consultants in bij Het NIC.
‘Na mijn baan op de serviceafdeling bij Samsung werd ik servicemanager bij Coolblue. Daar hield ik me bezig met de financiële afhandeling van defecte geretourneerde producten en hoelang een reparatie mag duren. Toen de functie van mijn teamleider vrijkwam, nam ik de organisatie mee in de regelgeving rondom contracten. Een uitdaging, want vertel inkopers maar eens dat ze iets van hun marge in moeten leveren. Leveranciers wilden dat gesprek helemaal niet voeren, want die dachten slechter uit te zijn als ze inzicht gaven in hun cijfers.’
Kennis en enthousiasme van externe collega’s
Na Coolblue stapte Renée over naar de Gemeente Rotterdam. Met ruim 33 fte onder haar hoede kreeg zij de opdracht om het contractmanagement te professionaliseren. Haar team had al een jaar geen vaste teamleider en kende dus weinig sturing. Daarmee ontbrak ook de visie om te bepalen in welke mate je de contracten de aandacht geeft. Na een half jaar kreeg Renée ook te maken met corona:
‘Door het thuiswerken was het heel onwerkelijk om mijn team op afstand goed te laten samenwerken. Daarom heb ik meteen gekeken of de inhuur van externe collega’s hieraan kon bijdragen. Als teamleider wil je niet afhankelijk worden van externe medewerkers maar ik had wel frisse blikken nodig in mijn team. Ook om medestanders te krijgen in mijn andere manier van denken. Ik zocht externe kennis en enthousiasme van consultants die meebouwen met mijn team. Dat heb ik echt wel gevonden bij de consultants van Het NIC.’
Een band creëren en de opdracht voldoen
Renée wilde een team vormen waarbij inhuur echt alleen maar extra is. Bijvoorbeeld projectmatig. Het eerste externe teamlid was Rudy Koster, die werd opgevolgd door Tom Maassen en Wouter Huisman van Het NIC. Door intensieve samenwerking zag Renée dat zij echt onderdeel werden van het team:
‘Tijdens onze verdiepende samenwerkingssessies wordt ook veel persoonlijks gedeeld. Dat creëert ook een band. Voorop staat natuurlijk altijd dat de opdracht moet worden voldaan. Ook dat is met Rudy, Tom en Wouter erg goed gelukt.’
Contractmanagement is relatief nieuw en dus mooi
Het team van Renée is betrokken bij aanbestedingen, maar is geen onderdeel van de inkoop. Daardoor is contractmanagement een relatief nieuw vakgebied. Dat geeft Renée de kans om een eigen structuur op te bouwen, contracten te classificeren en de organisatie te vertellen wat wel en wat niet belangrijk is. Voor Renée een fantastische positie:
‘Ik vind het vooral een heel communicatief vak. Het gaat vaak om de gunfactor en soms moet je iets voor elkaar krijgen met iemand die je niet kent en waarmee je nog moet levelen. Ook is het niet zo commercieel, want er zitten voor ons geen grote bonussen aan. Wel moeten we rekening houden met de bonus bij een leverancier, dus onszelf afvragen waarom die accountmanager ineens zo actief is. Ik vind het leuk om m’n eigen mensen daar strategisch mee om te laten gaan. Hoe krijg je iets voor elkaar en wat als iemand zijn afspraken niet nakomt? Alles is leuk totdat het niet meer leuk is en wat doe je dan?’
Medewerkers die passen bij wat ik zoek
Het afgelopen jaar heeft Renée veel (externe) nieuwe collega’s gekregen met verschillende persoonlijkheden. Niet alleen qua leeftijd en competenties maar ook hoe iemand in het leven staat en hoe kritisch iemand is. Volgens Renée vraagt het maken van connectie om goed accountmanagementschap:
‘Voordat ik hier begon, zaten er ook externen in het team. Maar dat werkte totaal niet. En ik wil niet betalen voor iemand waar ik niet mee kan werken. Bij Het NIC heb ik er alle vertrouwen in dat er niet snel een mismatch zal zijn. Door de open relatie met de accountmanager heb ik alleen maar mensen gehad die perfect pasten bij wat ik zocht. Daar ben ik echt heel erg tevreden over.’
Consultants met veel kennis en ervaring
Renée is erg blij met de externe consultants en de mate waarin haar wens terugkomt in het aanbod. Zij heeft ervaren dat de aangeboden consultants altijd veel kennis kunnen lenen van andere consultants en flinke ervaring hebben opgebouwd:
‘Wat ik ook fijn vind, is dat iedere consultant iets meeneemt van de opdracht ervoor. Het classificatiemodel dat we hier in Rotterdam gebruiken, kan een consultant weer meenemen naar de volgende opdracht. Eerlijk gezegd zou ik het hartstikke leuk vinden als ons model ook in andere bedrijven of organisaties wordt gebruikt. Daar wordt contractmanagement alleen maar beter van.
En zoals ik al zei, het is een heel mooi vak!’
Maximale synergie
Uiteraard werken we bij Het NIC graag samen met Renée. Door hun open en praktische opstelling zorgen dit soort opdrachtgevers altijd voor maximale synergie. We zetten ons dan ook graag in voor onze goede relatie en de ontwikkeling van de Gemeente Rotterdam.