‘Met SpendSense zitten onze klanten zelf aan het stuur’

Erik van Zuiden is nu ruim drie jaar consultant bij Het NIC. In zijn functie houdt hij zich voornamelijk bezig met het uitvoeren van aanbestedingen en adviseren rondom inkooptransformaties. Momenteel is Erik gedetacheerd bij waterschap Noorderzijlvest. Daarnaast is Erik namens Het NIC betrokken bij de ontwikkeling van SpendSense. Deze tool stelt organisaties in staat om hun spendanalyse zelfstandig en efficiënter uit te voeren. ‘Door SpendSense kunnen onze klanten zelfstandig beslissingen nemen en analyses doorlopen, zonder afhankelijk te zijn van externe ondersteuning’, aldus Erik.

Minder fouten en meer zelfredzaam

Volgens Erik is automatisering een kernpunt van SpendSense: ‘Automatisering stelt klanten in staat om zelfstandig analyses uit voeren en hierin makkelijk wijzigingen aan te brengen’. Waar klanten voorheen niet aan het stuur zaten, zitten de klanten dat nu wel. SpendSense biedt een gebruiksvriendelijk proces volledig verzorgd binnen een cloud applicatie. Daarmee kunnen organisaties zelf hun data inladen, templates gebruiken en eigen analyses uitvoeren. Dat zorgt voor een snellere en meer nauwkeurige werkwijze.

Geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk

Een van de meest revolutionaire aspecten van SpendSense is de gebruiksvriendelijkheid in combinatie met de geautomatiseerde dataverwerking. ’Voorheen ging veel communicatie met klanten via mail of telefoon,’ vertelt Erik. ‘Binnen de tool kunnen ze veel zelf doen en dat bespaart iedereen tijd.’ Door ingebouwde functies, zoals het automatisch ontdubbelen van leveranciersgegevens op basis van organisatienaam, KVK-nummers of rekeningnummers, werkt SpendSense bovendien sneller en met meer nauwkeurigheid.

Efficiëntie met hulp van Artificial Intelligence (AI)

Een innovatieve toevoeging aan SpendSense is een GPT-model voor geautomatiseerde toewijzing op crediteurniveau. ‘Dit is een AI-model ontworpen voor veilige verwerking van data,’ legt Erik uit. ‘Dit kan facturen en uitgaven categoriseren volgens een ingestelde structuur, zoals de productgroepenset van PIANOo.’ Hiermee krijgen klanten snel en diep inzicht in hun uitgaven en daarmee controle over de spendanalyse.

Eenvoudige analyses

SpendSense creëert ook mogelijkheden voor verdere dienstverlening, zoals rechtmatigheidsanalyses. ’Aan het eind van het jaar hebben veel klanten een controle nodig op de rechtmatigheid van hun inkoopprocessen,’ vertelt Erik. ‘SpendSense maakt deze analyses eenvoudiger en kan klanten zelfs ondersteunen in compliance-vraagstukken.’

Feedback voor verbetering

Hoewel SpendSense veel mogelijkheden biedt, gaat de ontwikkeling door. Voor verdere verbeteringen wachten Erik en het team op feedback van de eerste gebruikers. ’Er zijn al wat ideeën, zoals het toewijzen op factuurregelniveau,’ geeft Erik aan. ‘Maar uiteindelijk willen we een zo breed mogelijk pakket bieden, zodat we onze klanten in elke stap kunnen ondersteunen.’

Advies voor betere spendanalyse

Met SpendSense staat de klant zelf aan het stuur. Maar ook daarbij is een betrouwbare dataset de basis van een succesvolle analyse. Voor organisaties die hun spendanalyse willen verbeteren, sluit Erik af met een belangrijk advies: ‘Garbage in is garbage out. Zorg dus dat je data niet alleen volledig is, maar ook juist geregistreerd.’