De aanpak van Het NIC
Het inkoopplan
Met de tijdelijke aanstelling van Juliette was het projectteam rond. Het opstellen van een inkoopplan was de start voor de inkoopactiviteiten. In een inkoopplan zijn op strategisch niveau de afwegingen inzichtelijk gemaakt en risico’s geïnventariseerd. Ook gaf het inkoopplan de opdrachtgever adviezen over de te volgen richting. Een goed plan helpt je vooraf goed na te denken over te nemen stappen. Hieruit kwam bijvoorbeeld naar voren dat er nog onvoldoende informatie voor handen was om bepaalde werkzaamheden in te kunnen schatten. Een uitvraag voor specialistisch (geotechnisch en ecologisch) onderzoek was noodzakelijk om de informatie te completeren en werkzaamheden nader te kunnen specificeren. Er is uiteindelijk gekozen voor een ‘Design & Construct’-contract. Toch is bij het functioneel specificeren van de werkzaamheden niet alleen gekeken naar het ontwerp- en uitvoeringswerk van de aannemer, maar ook naar het onderhoud. Om specifiek te zijn: het minimaliseren ervan. Vanuit de Total Cost of Ownership-gedachte zijn de aanbestedingsdocumenten integraal opgesteld.
Contractmanagement
Veelal begint men pas bij het afsluiten van het contract na te denken over het managen ervan. Er is expliciet al tijdens de voorbereiding gekeken hoe contractmanagement zou gaan plaatsvinden. Door middel van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) managet men de contracten en vindt de controle van de output plaats. Hoe met SCB wordt getoetst, is op papier gezet. Zo weten de inschrijvers hoe hierin te werk wordt gegaan en wat ze kunnen verwachten. Dit geldt niet alleen ten aanzien van gestelde eisen, ook grotendeels voor de EMVI gunningcriteria. Door bij het formuleren van de gunningcriteria al rekening te houden met de manier waarop je de uitvoering ervan gaat toetsen en beheersen, krijg je EMVI-criteria die objectief en SMART zijn.
Aanbesteding en uitvoering
In de Europese aanbesteding is de markt uitgebreid de kans gegeven vragen te stellen om het contract beter te doorgronden. Dit vergt wat tijd en coördinatie, maar wordt zeer gewaardeerd door de markt. Daarbij leidt het tot offertes die beter aansluiten bij het gevraagde en de klant merkte nauwelijks verschil vanwege de ontzorging door Het NIC.
Zowel in de voorbereiding als tijdens de aanbestedingsprocedure heeft Het NIC een waardevolle bijdrage geleverd. Er was veel waardering voor:
- Deskundigheid ten aanzien van het proces;
- Proactieve en flexibele instelling;
- Adviserende rol richting opdrachtgever;
- Borging van rechtmatigheid en transparantie.
Resultaat voor de klant
Na circa 2 jaar van voorbereiding en aanbesteding werd er een aannemer gecontracteerd. Samen met deze aannemer werd gewerkt aan ‘het drooghouden van de voeten’ van omwonenden van het Amsterdam-Rijnkanaal. Ook werd er gericht op de verbetering van de vaarweg voor het scheepvaartverkeer. Het definitieve resultaat liet nog even op zich wachten, maar het resultaat van de huidige inspanningen werd al snel zichtbaar: een professioneel, gedegen en toetsbaar contract, een rechtmatig doorlopen aanbestedingsprocedure en een goede verstandhouding met wederzijds begrip tussen markt en Rijkswaterstaat. Door het leveren van inkoopondersteuning draagt Het NIC bij aan meer veiligheid op en rond het drukst bevaren kanaal van de wereld.
