‘De complexiteit, het hoge budget en de nieuwe aard van de aanbesteding maken dit een uniek project’

‘De beide configuraties zijn een experiment. Dit helpt bij de ontwikkeling van nieuwe ideeën op het Fieldlab Smartbase.’

Jiska Voetdijk en Amber Bouwhuis, Medior Consultants Het NIC

Het eerste perceel betrof de containerconfiguraties die onderdak en opleidingsruimte moeten bieden aan tachtig militairen en werkruimte voor twaalf stafleden. Tegelijkertijd moeten ze innovatie stimuleren op het Fieldlab Smartbase. Dit is een ontwikkelingsplek voor Defensie waar innovatieve oplossingen worden bedacht voor bestaande onderdelen.  Volgens Jiska en Amber moesten de containerconfiguraties voldoen aan strenge eisen. ‘De containers moeten zo gunstig mogelijk worden ingericht en onder andere worden voorzien van sanitair en elektriciteit. Uiteraard moesten we er ook voor zorgen dat de plaatsing van de 111 containers soepel verloopt. Dit omvat ook de toegang van de leverancier tot het terrein en het door Defensie gereed maken van de benodigde voorzieningen.’

Technische aspecten en onderhoudsovereenkomst

De vijf mobiele containers uit het tweede perceel vormen samen een mobiele OPS-configuratie. Die wordt in eerste instantie ingezet bij de ondersteuning van oefeningen. Maar Defensie wil dit concept vaker inzetten, waaronder in oorlogsgebieden. De opzet is een centrale container als coördinatieruimte en vier verbonden inklapbare containers. Daarvan hebben twee containers een battery pack voor energievoorziening. ‘Behalve de constructie en de aangebrachte voorzieningen, letten we ook op de technische aspecten. De containers moesten bijvoorbeeld conform PvE voldoen aan de NEN-normen en het Bouwbesluit. Daarom vroegen we de inschrijvers ook naar alle technische specificaties. Naast een koop- en leveringsovereenkomst moest ook een onderhoudsovereenkomst worden afgesloten voor een periode van tien jaar.’

Volledige uitvoering opstellen van de aanbesteding

Bij de aanbesteding verzorgde Het NIC de volledige procesmatige uitvoering. Daaronder valt het contact met de partijen, het verloop van de aanbesteding via Mercell en Defensie bijstaan met advies. Zo fungeerden Jiska en Amber als een vraagbaak en hielpen zij Defensie bij het opstellen van de aanbesteding. ‘Onze expertise ligt in inkooptechnische onderdelen en het optimaal positioneren van de aanbesteding in de markt. Vooral het specificeren van de functionele eisen was een uitdaging. Zoals de vraag hoe een c profiel als bevestiging aan de buitenkant moest worden vastgemaakt, indien de containers na tien jaar worden verplaatst. Om die uitdaging op te lossen, werkten we samen met een technisch medewerker van Defensie.’

Korte lijnen en overleg op locatie

De samenwerking en de korte lijnen met Defensie verliepen erg goed. De regelmatige overleggen vonden niet alleen online plaats, maar ook op locatie bij Defensie. Zo kregen Jiska en Amber een goed beeld van de omstandigheden en de voorwaarden. ‘Duurzaamheid was een groot aspect van de aanbesteding. Voor een objectieve beoordeling vroegen we de inschrijvers om hun duurzame aanpak te beschrijven. De containers zelf zijn innovatief, met waterloze urinoirs en geïntegreerde battery packs.’

Oplevering van een uniek project

Bij standaard of terugkerende producten en diensten is het redelijk eenvoudig om te ramen en te specificeren, maar deze aanbesteding was geheel nieuw. ‘De complexiteit, het hoge budget en de nieuwe aard van de aanbesteding maken dit een uniek project. In oktober 2024 worden de 111 containers opgeleverd en door Defensie in gebruik genomen. De opgeleverde configuraties dienen als experiment. Dit helpt bij de ontwikkeling van nieuwe ideeën op het Fieldlab Smartbase.’

 Jiska en Amber kijken terug op deze aanbesteding als een waardevolle ervaring. Door de intensieve samenwerking met hun opdrachtgever is Defensie weer een stap verder in het realiseren van hun langetermijndoelen.