‘Door langdurige ziekte waren enkele functies niet ingevuld en was er behoefte aan externe inhuur’

Hoe de gemeente Vlaardingen en Het NIC de inkoop naar een hoger niveau tilden.

Wat begon als een behoefte aan capaciteit, leidde tot een professionalisering van de inkoop- en contractmanagementprocessen. In dit artikel vertelt Hans Roest van gemeente Vlaardingen hoe de consultants van Het NIC daarin het verschil hebben gemaakt. En dat het niet alleen gaat om systemen, maar vooral om de mensen en hun expertise die blijvende veranderingen bewerkstelligen.

Verantwoordelijk voor nationale en Europese aanbestedingen

De gemeente Vlaardingen is een middelgrote gemeente met zo’n 76.000 inwoners. De Vlaardingse organisatie bestaat uit ongeveer 750 interne en externe medewerkers. ‘We zijn groot genoeg om van betekenis te zijn binnen Nederland. En klein genoeg om als team en als individuele medewerker echt iets voor elkaar te krijgen,’ zegt Hans. In zijn rol als teammanager Juridische Zaken & Inkoop is zijn taak het goed functioneren van de juridische en inkoopfunctie binnen de gemeente.

‘Als centraal inkoopteam zijn wij verantwoordelijk voor advisering en de begeleiding van Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Maar ook voor het contractmanagement binnen de organisatie,’ aldus Hans. Daarmee heeft zijn afdeling een belangrijke signaalfunctie richting de concerncontroller en het bestuur wat betreft rechtmatige inkopen.

Opzetten en professionaliseren van de inkooporganisatie

De samenwerking met Het NIC ontstond door een behoefte aan capaciteit. ‘Door langdurige ziekte waren enkele functies niet ingevuld en was er behoefte aan externe inhuur,’ legt Hans uit. ‘De gemeente had net de inkoopsamenwerking met de buurgemeenten beëindigd. Dus een belangrijke uitdaging en ambitie was om binnen Vlaardingen een hele nieuwe inkooporganisatie op te zetten.’

Vanuit eerder prettig contact was het voor Hans een logische stap om weer bij Het NIC aan te kloppen. Binnen korte tijd was een afspraak met Floris van Beijnhem gemaakt. ‘Door een goede intake stelde Het NIC heel snel goede kandidaten voor, waaronder consultant Mario Stefanutto.

Hij is al geruime tijd een zeer prettige en waardevolle collega, die ons enorm heeft geholpen bij het opzetten en professionaliseren van de inkooporganisatie. Mario is nog altijd een belangrijke schakel binnen ons team.’

Hulp bij inkoop en complexe aanbestedingstrajecten

Mario hielp de gemeente bij het beschrijven en implementeren van de inkoop- en contractmanagementprocessen. Maar ook bij het borgen van verschillende beheersmaatregelen in het kader van de P&C-cyclus en bij het opzetten van sturingsinstrumenten, zoals dashboards en rapportages. ‘Daarnaast is Mario de vraagbaak en sparringpartner voor het team en zijn collega’s binnen de gemeente. Onder andere door het geven van inkooptrainingen. Vanuit Het NIC zijn ook diverse inkoopadviseurs bij ons werkzaam. Hun inzet is meestal specifiek gericht op het ondersteunen en begeleiden van vaak complexe aanbestedingstrajecten en op de administratieve ondersteuning binnen ons eigen inkoopteam.’

Medewerking en commitment van de hele organisatie

Een belangrijke mijlpaal wordt de implementatie van de inkoop- en contractmanagementprocessen in het nieuwe zaaksysteem. Dit nieuwe systeem stelt de gemeente in staat om de processen beter te volgen en te borgen. Ook wordt gestart met de implementatie van een nieuw financieel systeem. Daarin krijgt de inkoopcontractregistratie een belangrijke plek. Maar volgens Hans is een zaaksysteem niet meer dan ondersteunend aan een proces. ‘Voor een goed resultaat is houding en gedrag allesbepalend. Een belangrijke randvoorwaarde is de medewerking en commitment van de hele organisatie. Zij moeten worden overtuigd van de meerwaarde van de nieuwe werkwijze. Daarin kunnen de consultants van Het NIC van grote waarde zijn, omdat zij als externen kunnen putten uit hun ervaringen bij andere organisaties.’

Voordelen van externe consultants

Volgens Hans heeft het werken met externe consultants veel voordelen. ‘Naast de ervaringen met soortgelijke trajecten kunnen externe consultants ook sparren met collega-consultants. Daardoor kunnen zij veel sneller veel betere resultaten behalen. Daarnaast kunnen zij als externen vaak meer bereiken, omdat vreemde ogen dwingen.’

Door zijn ervaring met de professionalisering van de inkoop heeft Hans een helder advies aan andere organisaties.’Zorg voor duidelijke doelstellingen, betrek de juiste stakeholders en vooral: communiceer regelmatig over je aanpak en de vorderingen. Denk goed na over het eindresultaat. Lig je nog op koers, bijvoorbeeld qua termijn en uitgangspunten? En stuur bij waar nodig.

Inkopen is niet alleen van team inkoop, maar van de hele organisatie.’

Ingezette professionalisering voortzetten

De tevredenheid van Hans over Het NIC blijkt niet alleen uit de positieve resultaten. Ook spreekt hij vol lof over de individuele consultants. ‘Het zijn stuk voor stuk gedreven, deskundige mensen die altijd bereid zijn om mee te denken bij lastige kwesties. Ze zijn loyaal en zorgvuldig en reageren snel en adequaat op vragen. En bij het beëindigen van een inhuur is er altijd een goede exit procedure.’

Hoewel Hans nog altijd met plezier samenwerkt met Het NIC, wil de gemeente Vlaardingen de vacante functies zo snel mogelijk permanent in vullen. ‘We hebben twee leuke uitdagingen openstaan: een inkoopcoördinator en een senior inkoopadviseur Werken,’ vertelt Hans enthousiast. ‘De door Het NIC ingezette professionalisering zetten we met hen graag voort.’