Hoe borg ik als budgethouder de nakoming van mijn contractuele afspraken?

Stap 1: Stel de vraag waar het nu vaak mis gaat in het sturen op contractuele afspraken.

Wat zijn de oorzaken en/of aanleidingen dat de gewenste kwaliteit niet behaald wordt en dat er onnodig geld wordt uitgegeven? Het antwoord op deze vraag is voor elke organisatie anders.
Omschrijf helder waarom u denkt dat de prestaties van leveranciers veelal onder de maat zijn en waarom dat contractuele afspraken niet worden nagekomen. Hoe komt het dat u onnodig geld uitgeeft in het achteraf rechtzetten van gemaakte fouten om de gewenste kwaliteit alsnog te behalen? Mogelijke redenen kunnen zijn:

• Contracten en afspraken niet inzichtelijk
• Taken en verantwoordelijkheden niet belegd
• Geen focus op belangrijkste contracten
• Geen tussentijdse meting van resultaten
• Pas acteren als het mis gaat
• Geen samenwerking met leveranciers
• Geen uitwisseling van kennis binnen uw organisatie

Stap 2: Bepaal huidige vorm contractmanagement in uw organisatie

Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van de verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. In deze stap bepaalt u de huidige situatie van contractmanagement in uw organisatie, dit vindt vaak versnipperd plaats binnen afdelingen. Het is van belang om in kaart te brengen wat de situatie binnen uw organisatie is en waar de kansen en bedreigingen liggen. Onderstaande vragen kunnen daarbij helpen:

Hoe en in welke mate maakt contractmanagement deel uit van het organisatiebeleid?

Is er een inkoopbeleid, waarin contractmanagement staat  beschreven? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en de methoden omschreven?

Wat gebeurt er nu met contracten, afspraken en output?

In welke mate worden contracten en de contractuele afspraken in de organisatie gemonitord, wat gebeurd er met deze output? Vindt er sturing plaats op leveranciersprestaties?

In hoeverre ondersteunen systemen het contractmanagement?

Contractbeheer is de basis voor contractmanagement; het administratieve proces waarbij contracten fysiek en digitaal beheert zodat de juiste informatie altijd real-time beschikbaar is. Is er sprake van een contractbeheersysteem en in hoeverre wordt deze gebruikt?

Zet de organisatie genoeg gekwalificeerde capaciteit in voor goed contractmanagement?

Zijn de verantwoordelijkheden belegd en is er voldoende gekwalificeerd personeel?

Hoe werkt een organisatie samen met leveranciers aan waardecreatie?

Worden gemeten prestaties besproken met leveranciers en worden leveranciers betrokken voor het creëren van meerwaarde?

Stap 3: Gefaseerd stappenplan contractmanagement

Nadat de pijnpunten zijn benoemd en er een beeld is van de huidige situatie op het gebied van contractmanagement, kan gestart worden met het gefaseerd opzetten van contractmanagement. Afhankelijk van de huidige situatie vindt het opzetten van contractmanagement gefaseerd plaats:

1. Contractbeheer: contractbeheer is de basis voor contractmanagement. Hiermee worden contracten centraal inzichtelijk gemaakt en contractuele afspraken, termijnen en verantwoordelijkheden vastgelegd. Indien er nog geen contractbeheersysteem aanwezig is, is het van belang om de eisen en wensen duidelijk te omschrijven waar het systeem aan moet voldoen voordat een dergelijk systeem aangeschaft wordt.
2. Overzicht contracten: nadat contracten inzichtelijk zijn gemaakt door contractbeheer, is er een totaal overzicht van alle contracten en leveranciers in uw organisatie. Het is van belang om per productgroep het aantal contracten en leveranciers inzichtelijk te maken en hier de inkoopstrategie op af te stemmen. Onnodige contracten en contracten die meerdere malen voorkomen worden hiermee inzichtelijk en aangepakt. Belangrijke actuele contracten voor toepassing van contractmanagement blijven hiermee over.
3. Focus contractmanagement: nadat de contracten inzichtelijk zijn gemaakt en onnodige contracten zijn geëlimineerd, worden de actuele contracten ingedeeld in categorieën. De Kraljic matrix kan hierbij uitkomst bieden, waarbij contracten op basis van financiële impact en toeleveringsrisico worden ingedeeld naar vier productcategorieën met ieder een eigen strategie. Uiteraard zijn er ook andere modellen, er zal worden bepaald welk model voor uw organisatie het meeste passend is. Per categorie en vervolgens per contract wordt het niveau van contractmanagement bepaald. Welke niveaus van contractmanagement onderscheidt u en op welke contracten past u dit toe? Welke contracten zijn van uitermate belang voor de organisatie en waar gaat de meeste focus naar uit? Welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn te benoemen?
4. Benodigde middelen voor contractmanagement: nadat de wijze van contractmanagement bepaald is, wordt vastgesteld welke middelen u hiervoor nodig heeft. Heeft u behoefte aan formats voor het kunnen uitvoeren van contractmanagement? En wat doet u met de contractevaluaties, is er behoefte aan een systeem voor het registreren van leveranciersprestaties? Heeft u voldoende kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit in huis om contractmanagement uit te voeren? Allemaal belangrijke zaken die effectief en efficiënt contractmanagement ondersteunen.

Stap 4: Communicatieplan

Het managen van contracten kunt u niet alleen. Voordat u van start gaat met het implementeren van contractmanagement, stelt u een communicatieplan op. Het is van belang om belangrijke stakeholders, zowel intern als extern, actief te betrekken en te enthousiasmeren. U gaat hier gericht mee aan de slag door de acties uit het communicatieplan te doorlopen gedurende de uitrol van contractmanagement.

Stap 5: Implementatie van contractmanagement in uw organisatie

Nadat in de vorige stappen de behoeftes en kaders voor contractmanagement zijn opgezet en belangrijke stakeholders zijn betrokken, heeft u een gedegen basis voor de volledige implementatie van contractmanagement in heel de organisatie.

Resultaten implementatie contractmanagement

Contractmanagement is van belang is bij het realiseren van de gewenste doelstellingen. Contractbeheer is hierbij de basis: zicht op contracten én contractuele afspraken door een centrale administratie. Pas dan kunt u sturen op contractuele afspraken en leveranciers doelgericht inzetten om de doelstellingen te behalen. Met een juiste implementatie van contractmanagement zijn onder andere de volgende resultaten te verwachten:

• De wijze van contractmanagement is toegespitst op de behoefte van uw organisatie;
• Contractmanagement wordt gedragen in de organisatie en bij de belangrijkste stakeholders;
• Contracten worden tijdig opgezegd of vernieuwd;
• Contractuele afspraken worden geborgd;
• Contracten worden optimaal uitgenut en er wordt maximaal rendement behaald;
• Er wordt gestuurd op leveranciersprestaties en leveranciers krijgen de mogelijkheid om daadwerkelijke toegevoegde waarde te creëren.
• Een overkill aan contracten en leveranciers wordt geëlimineerd;
• Beoogde besparingen en doelstellingen worden gerealiseerd;
• Er is sprake van een continu verbeterslag van contracten en hiermee interne processen

Kortom, met minder inspanning bereikt u meer resultaat!