Hoe het dynamisch aankoopsysteem zorgt voor een rechtmatig en optimaal resultaat voor inhuur van personeel

1. Wat is een dynamisch aankoopsysteem (DAS)?

Een dynamisch aankoopsysteem is een elektronisch aankoopsysteem voor het doen van gangbare aankopen met algemene kenmerken gedurende een bepaalde tijd (maximaal 4 jaar). Dit kan de levering van producten betreffen, maar ook de inkoop van diensten.

De procedure begint met de instelling van het dynamisch aankoopsysteem, waarbij bekend wordt gemaakt wat de aard van de aankopen in het dynamisch aankoopsysteem zal zijn
(de scope) en informatie wordt gegeven over de werking van het dynamisch aankoopsysteem en over de wijze waarop een geïnteresseerde dienstverlener kan toetreden tot het DAS.
De aanbestedende dienst geeft gedurende de hele looptijd van het systeem geheel vrije elektronische toegang tot het beschrijvend document en alle aanvullende documenten.

Tijdens de vastgestelde looptijd kunnen ondernemers, op elk moment zich aanmelden, en kunnen ondernemers die aan de selectiecriteria voldoen en een indicatieve inschrijving hebben gedaan, de gevraagde producten of diensten leveren. U hoeft dus geen enkele geschikte partij te missen. De aanbestedende dienst moet de beoordeling van een indicatieve inschrijving binnen vijftien dagen na de indiening door de inschrijver afronden, en vervolgens zo snel mogelijk de inschrijver mededelen of melden of hij is toegelaten tot het systeem.

De aanbestedende dienst nodigt alle inschrijvers uit die hij aan de hand van de eerder ingediende indicatieve inschrijvingen heeft beoordeeld en heeft toegelaten tot het systeem. Zij moeten voldoende tijd krijgen om een inschrijving in te dienen op deze specifieke overheidsopdracht. De gunning vindt plaats op basis van de criteria zoals vermeld in de aankondiging van het dynamisch aankoopsysteem en de eisen en wensen zoals gesteld in de “offerteaanvraag”.

2. Wanneer is een dynamisch aankoopsysteem (DAS) effectief?

Het instellen van een dynamisch aankoopsysteem (DAS) is pas zinvol als binnen uw organisatie regelmatig behoefte is aan de inhuur van personeel en het totale inkoopvolume van die afzonderlijke opdrachten (gemeten over een periode van vier jaar) meer bedraagt dan de voor uw organisatie geldende drempelwaarde voor nationale aanbestedingen. Tot die drempelwaarde mag u immers volstaan met het opvragen van drie of vijf offertes, waardoor het inkooptraject doorgaans ook op een efficiënte wijze binnen kort tijdsbestek kan worden doorlopen.

Met name indien u op basis van het inkoopvolume en de bijbehorende geraamde opdrachtwaarde een nationale of zelfs Europese aanbestedingsprocedure moet volgen, zal het dynamisch aankoopsysteem zijn meerwaarde bewijzen doordat u op korte termijn invulling kunt geven aan de behoefte aan inhuur.

3. Welke stappen moet ik doorlopen om het dynamisch aankoopsysteem te kunnen gebruiken?

Voordat u een dynamisch aankoopsysteem wilt gaan instellen wilt u eerst weten of het een effectief instrument is voor uw organisatie. Daarom betreffen de eerste twee stappen een analyse van het inkoopvolume dat binnen uw organisatie gemoeid is met de inhuur van personeel.

A. Analyse

i. Analyse van de behoefte aan inhuur van personeel binnen uw organisatie: wat is het inkoopvolume binnen uw organisatie voor de inhuur van personeel? Welke functies of functiegroepen worden met name ingehuurd?

ii. Baten/lasten-analyse: is het inkoopvolume groot genoeg om gebruik te gaan maken van een dynamisch aankoopsysteem?

Op basis van de beantwoording van de bovenstaande vragen kunt u afleiden of het dynamisch aankoopsysteem voor uw organisatie een effectieve oplossing zou kunnen zijn voor de inhuur van personeel. Als dat het geval is, loont het de moeite om dit verder te onderzoeken:

B. Instelling van het DAS

iii. Bepalen van de scope van het DAS: welke functies of functiegroepen wenst u af te nemen binnen het DAS? Dit is belangrijk omdat een te krappe scope betekent dat er nog steeds behoefte zal bestaan aan inhuur van personeel en er geen rechtmatige oplossing aanwezig is, terwijl een te brede scope betekent dat alle hieronder vallende uitvragen dan via het DAS moeten worden uitgezet. Dit laatste betekent dat er dan geen rechtmatige mogelijkheid meer bestaat om voor een specifieke functie 1-op-1 de opdracht te gunnen aan een leverancier.

iv. Keuze voor een digitaal systeem en eventuele externe partners voor ondersteuning daarbij (bijv. implementatie) en het bepalen van kritische succesvoorwaarden voor dat digitale systeem (bijv. borging rechtmatigheid)

v. Bepalen kwalificatiecriteria voor toelating tot DAS (evt. per functiegroep)

Met het doorlopen van de bovenstaande stappen beschikt u over alle informatie die u nodig heeft om het dynamisch aankoopsysteem in te stellen. De laatste stap bestaat uit het uitzetten van de concrete nadere uitvraag: aan welk personeel bestaat behoefte, aan welke eisen dient dit personeel te voldoen en wat wilt u hiervoor maximaal betalen?

C. Nadere uitvragen via het DAS

vi. Per nadere uitvraag/functie bepalen van kwaliteitseisen en prijspeil en bepalen gunningscriteria .