1. Een onprofessionele inkoopfunctie: wat nu?
U kampt met het probleem dat uw inkoopfunctie niet professioneel (genoeg) is. Gevolgen hiervan voor u zijn dat inkoop niet de gewenste bijdrage levert aan de organisatiedoelstellingen. Zaken waar u verder tegenaan loopt zijn onder andere maverick buying, geen beschikking over een actueel inkoopbeleid, een lage betrokkenheid van de organisatie bij inkoop en het niet voldoen aan de regels op het gebied van rechtmatigheid en/of intern opgestelde regels. Zoals ook beschreven in het whitepaper INKOPERS LATEN KANSEN LIGGEN DOOR NIET TE PROFESSIONALISEREN!
Om een start te maken met het professionaliseren van de inkoopfunctie is het van groot belang om het vertrekpunt en de ambities in kaart te brengen.
2. Zelfscan inkoopprofessionaliteit
Wij bieden u de mogelijkheid om snel een eerste blik te krijgen op uw inkoopprofessionaliteit. Dit doen wij aan de hand van de volgende twee zaken: het NIC ZIP-model (zelfscan inkoopprofessionaliteit) in combinatie met een onderzoeksdag binnen uw inkooporganisatie.
Het NIC ZIP-model is een zelfscan voor zowel publieke als private organisaties welke ontwikkeld is op basis van kwalitatief en kwantitatief onderzoek naar verschillende inkoopontwikkelingsmodellen. Het NIC ZIP-model is opgebouwd uit elf dimensies. De inkoopfunctie van een organisatie dient altijd te bestaan uit een inkooporganisatie (1), welke handelt volgens het inkoopbeleid (2). Het inkopen van producten, diensten en werken verloopt via het inkoopproces (3). De inkoopfunctie omvat zowel een interne als een externe oriëntatie. Onder de interne oriëntatie vallen zowel de interne klant (4) als HRM/personeel (5). De externe oriëntatie is gericht op contract- en leveranciersmanagement (6). Om het gehele inkoopproces te ondersteunen speelt ook informatiemanagement en –technologie (7) een belangrijke rol. Dit alles leidt tot een prestatie van de inkoopfunctie, ofwel inkoop prestatiemanagement (8). Tot slot zijn er drie belangrijke trends en ontwikkelingen in het model meegenomen, te weten: categoriemanagement (9), duurzaam inkopen (10) en strategisch kostenmanagement (11). Alle dimensies kennen een bepaalde mate van samenhang.
Elke dimensie is opgedeeld in deelvragen die vier antwoordmogelijkheden kennen, van rood (inkoop is niet professioneel) tot en met groen (inkoop is professioneel). De totale scan bevat 30 vragen. Onderstaand wordt een voorbeeld van een vraag, inclusief de verbetervoorstellen weergegeven.
Na het invullen van de scan wordt zowel een totale score als een score per dimensie gepresenteerd. De scores worden gevisualiseerd aan de hand van meters, waarin de blauwe lijn de scores aangeeft. Op basis van de scan ontvangt u kosteloos een rapportage met de totaalscore en de score op de onderdelen. Dit geeft u snel een duidelijk inzicht in de professionaliteit van uw inkoopfunctie.
Het advies is om vooraf te bepalen welke dimensies voor uw organisatie van groot belang zijn. Deze dimensies dienen eerst naar een acceptabel niveau getrokken te worden voordat de al goed scorende dimensies nog verder geprofessionaliseerd worden.
3. Onderzoeksdag
Na het invullen van het NIC ZIP-model zal een van onze consultant vrijblijvend een onderzoeksdag organiseren binnen uw inkooporganisatie. Op deze dag zullen de resultaten van het NIC ZIP-model, inclusief de bijbehorende verbetervoorstellen met u besproken worden. Daarnaast zal de consultant met u in gesprek gaan om een uitgebreider beeld te krijgen van hoe uw inkooporganisatie is ingericht en wat het ambitieniveau is. De consultant zal u tijdens deze dag voorzien van concrete en pragmatische adviezen.
De combinatie van het NIC ZIP-model en de onderzoeksdag maakt dat de consultant een goed beeld krijgt van uw inkooporganisatie en in de meest voor de hand liggende vervolgstappen snel en doeltreffend kan adviseren over de vervolgstappen die u kunt nemen om uw inkoopfunctie te professionaliseren.
Figuur 2: Wat is de positie van inkoop binnen uw organisatie?
