‘Inkoopoptimalisatie verbetert processen en creëert waarde voor de organisatie’

Zijn carrière kenmerkt zich door een focus op procesoptimalisatie en kostenbesparingen, waarbij het belangrijkste aandachtspunt altijd was om niet alleen de processen, maar ook de impact op de organisatie en haar mensen te begrijpen en te verbeteren. Dit inzicht bracht hij mee naar Het NIC, waar hij de aanpak van inkoopoptimalisatieprojecten verder heeft gestructureerd.

Van facilitaire achtergrond naar inkoopprofessional
Mario’s loopbaan begon in de facilitaire dienstverlening bij een multinational, waar hij zijn eerste ervaring met verandermanagement opdeed. Al snel ontdekte hij dat de inkoopfunctie vaak cruciaal is voor het succes van grotere veranderingen binnen organisaties. ‘In elke organisatie waar ik werkte, was er een constante focus op procesverbetering en verandering. Wat ik me realiseerde is dat inkoop hier altijd een bepalende rol speelde,’ vertelt Mario. Zijn ervaring met procesoptimalisatie en kostenbesparingen tijdens de recessie, waarbij hij niet alleen secundaire processen maar ook primaire processen onder de loep nam, vormt de basis van zijn huidige werk bij Het NIC.

De kracht van de inkoopaudit
De inkoopaudit is de eerste en belangrijkste stap in het proces van inkoopoptimalisatie bij Het NIC. ‘Het doel van de inkoopaudit is om een helder beeld te krijgen van het volwassenheidsniveau van de inkoop- en/of contractmanagementfunctie van de klant. We voeren zowel harde als zachte analyses uit om te begrijpen waar de organisatie zich bevindt en welke kansen er liggen voor verbetering,’ legt Mario uit.

In de onderzoeksfase worden verschillende analyses uitgevoerd, zoals een organisatieanalyse, een informatieanalyse en een rechtmatigheidsanalyse. Deze harde kant van het proces richt zich op beleidsdocumenten, procesbeschrijvingen, taakverantwoordelijkheden en hoe deze in de praktijk worden nageleefd. Dit biedt concrete inzichten in wat goed werkt en waar verbeteringen nodig zijn.

Naast de harde kant kijkt Het NIC ook naar de zachte kant van de organisatie, zoals de cultuur, houding en het gedrag binnen de inkoopafdeling. Een cultuur-/gedragsanalyse en belevingsanalyse geven inzicht in de interne en externe perceptie van de inkoopfunctie en dragen bij aan het bepalen van de succesfactoren voor verandering. Mario benadrukt: ‘Houding, gedrag en cultuur bepalen mede het succes van inkoop- en contractmanagement. Vaak worden deze aspecten onderschat, maar ze zijn net zo belangrijk als de formele structuren.’

Van bevindingen naar actie: het proces van verandering
Na de onderzoeksfase wordt het verzamelde inzicht vertaald naar concrete bevindingen en aanbevelingen. In de planfase worden de prioriteiten vastgesteld en concrete acties geformuleerd, afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie. ‘Onze aanpak is pragmatisch. We werken samen met de klant om de aanbevelingen om te zetten in praktische, haalbare acties,’ aldus Mario.

De volgende fase is de uitvoeringsfase, waarin Het NIC samen met de klant de verbeteringen implementeert. Het monitoren van de voortgang is essentieel, en Het NIC zorgt ervoor dat elke actie goed wordt geborgd in de organisatie. De laatste fase is de overdracht, waarin de verbeteringen verankerd worden in de organisatie zodat ze duurzaam blijven.

Waarom de inkoopaudit een waardevolle stap is
De inkoopaudit biedt waardevolle inzichten voor organisaties die hun inkoopprocessen willen verbeteren. Het helpt om te bepalen hoe goed de inkoopstrategie aansluit bij de organisatiestrategie en geeft een objectieve beoordeling van de huidige inkoopvolwassenheid. Dit biedt de kans om te zien welke processen geoptimaliseerd of verder geprofessionaliseerd kunnen worden, evenals waar er verbeteringen mogelijk zijn. Daarnaast biedt de audit een nulmeting van de inkoopprofessionaliteit en inzicht in de belangrijkste stakeholders en hun rol in het proces. Dit stelt organisaties in staat om hun prioriteiten te bepalen, wat essentieel is voor het stellen van een duidelijk actieplan. Een belangrijke meerwaarde van de audit is het antwoord krijgen op de vraag waar de inkoopafdeling op dit moment staat en hoe deze zich in de toekomst kan ontwikkelen.

Mario benadrukt dat dit alles bijdraagt aan het verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie van de inkoopfunctie. Dit is niet alleen van belang voor het realiseren van kostenbesparingen, maar ook voor het behalen van de strategische doelstellingen van de organisatie. ‘Het gaat erom dat we onze klanten helpen snel te schakelen en tegelijkertijd compliant te blijven. Dat is waar wij het verschil maken,’ zegt Mario.

Het NIC: samen naar een hoger niveau
Bij Het NIC draait het om het leveren van maatwerk dat specifiek aansluit bij de wensen en behoeften van de klant. De consultants van Het NIC combineren hun ruime ervaring, vooral in de publieke sector, met een breed scala aan tools en methoden om inkoopprocessen optimaal af te stemmen. Samen met de klant zoeken ze naar de kern van de problemen om vervolgens tot effectieve verbeteringen te komen.

Nieuwsgierig naar de inkoopaudit?
Ben je benieuwd naar de voordelen van een inkoopaudit voor jouw organisatie? Neem dan contact op met Mario Stefanutto via mario.stefanutto@hetnic.nl of 06 27 74 29 16 voor meer informatie.